Er worden steeds meer apparaten en applicaties gebruikt om gezondheid en welzijn te monitoren, van wearables en medische meetapparatuur tot het gebruik van verschillende applicaties op laptops. Het beheren van deze middelen en de bijbehorende data brengt nieuwe uitdagingen met zich mee voor IT- en servicemanagement.

Voor dit project is een applicatie uitgewerkt waarin deze health-monitoring apparaten gekoppeld worden aan het servicemanagementplatform TOPdesk. Door assets, gebruikers en applicaties centraal te registreren en inzichtelijk te maken in een self-service portal, kunnen meldingen, monitoring en ondersteuning efficiënter worden ingericht.

Context & Scope

• Aanleiding:
  Medewerkers hadden geen snelle manier om zelf informatie op te zoeken over de apparatuur die ze gebruiken. Servicedesk-medewerkers verloren tijd aan vragen die eindgebruikers zelf hadden kunnen beantwoorden.
• Mijn rol:
  Full-stack developer. Verantwoordelijk voor een deel van het technisch ontwerp, API-integraties met TOPdesk en de implementatie in de TALL-stack.
• Doelgroep:
  Twee gebruikersgroepen: beheerders (asset-eigenaren die content beheren) en eindgebruikers (medewerkers die via QR-code informatie opvragen).
• Uitkomst:
  Medewerkers kunnen zelfstandig informatie raadplegen en meldingen aanmaken, zonder tussenkomst van de servicedesk voor standaardvragen.

Geïmplementeerde Functionaliteit

• TOPdesk Assets Koppeling:
  Alle assets worden gesynchroniseerd via de TOPdesk Assets API. Per asset worden naam, type en bijbehorende metadata beschikbaar gesteld aan eindgebruikers.
• QR-code Self-service:
  Elk asset heeft een unieke QR-code. Na scannen ziet de gebruiker direct de relevante handleidingen, kennisitems én actuele storingsstatus, zonder in te hoeven loggen in TOPdesk.
• Meldingen Raadplegen:
  Via de TOPdesk Incidents API wordt real-time getoond of er op dat moment bekende problemen zijn met het betreffende asset. Gebruikers weten direct of hun melding al bekend is.
• Knowledge Items via Scout:
  Kennisartikelen uit TOPdesk worden via Laravel Scout geïndexeerd en slim gekoppeld aan assets. Relevante documentatie verschijnt automatisch bij het juiste apparaat.
• Melding Aanmaken:
  Eindgebruikers kunnen vanuit de asset-pagina direct een incident aanmaken in TOPdesk, inclusief pre-filled asset-context, zodat de servicedesk meteen weet om welk apparaat het gaat.
• Beheerdersportaal:
  Asset-eigenaren hebben een afgeschermd beheerdersgedeelte om assets te configureren, QR-codes te genereren en koppelingen te beheren, los van de eindgebruikersweergave.

Resultaat

Medewerkers kunnen zonder kennis van TOPdesk zelfstandig assetinformatie opvragen en meldingen aanmaken. De koppeling met TOPdesk is volledig bidirectioneel: assetgegevens worden vanuit TOPdesk gesynchroniseerd met de portal, terwijl meldingen die in de portal worden aangemaakt automatisch als incident in TOPdesk worden geregistreerd. Dankzij het gebruik van Laravel Scout is de zoekfunctionaliteit voor kennisartikelen eenvoudig uit te breiden naar andere zoekbackends, zoals Meilisearch of Algolia, zonder wijzigingen in de business-logica van de applicatie.